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電網建設工程項目檔案管理中的問題與對策探討
【摘要】電網建設項目檔案真實地記錄和反映了電網建設發展的全過程,不僅是項目竣工驗收、考核評優的依據,也是開展科學研究并為電力工業發展進行科學決策的重要資料。但是現行檔案管理中存在一些問題,影響了檔案價值的充分發揮,因此厘清問題的根源,探究相應的對策,對于提高檔案管理水平大有裨益。
  【關鍵詞】電網;建設項目;檔案管理;問題;對策
  隨著電網建設項目的不斷發展,電網工程設計、施工、運維、管理等方面的檔案資料越積越多,這些資料牽涉面非常廣泛、專業性很強、形成周期相當長,所以妥善管理好這些資料,并為以后電力工程的決策、生產經營及從事科學研究提供全面、及時、準確的優質服務,具有非常重要的現實意義。然而電網建設項目檔案管理中仍存在的一些問題,并且這些問題已經妨礙了其作用的發揮,因此清醒地看待這些問題并采取積極有效的對策,是檔案管理工作者面臨的緊迫而重要的任務。
  1.電網建設項目檔案管理中的問題分析
  1.1檔案管理體系不完善,影響檔案管理的成效。檔案管理體系不完善主要反映在檔案管理制度不健全、檔案管理工作不規范、檔案保管條件差等方面。一些單位不嚴格按照《檔案法》的原則和要求落實本單位的檔案管理制度,如設計單位不按要求管理檔案,設計變更不使用統一編號等;施工單位記錄不全面,材料無質量證明文件等;驗收時補錄材料、盲目接收等。檔案管理時記錄方法雜亂,不遵循統一標準,給檔案的整理、信息化帶來較大困難。施工現場條件簡陋,材料保管達不到“八防”標準要求。所有這些都影響了檔案管理工作的成效。www.zhudianbang.com
  1.2檔案管理人員配備不足,難以適應檔案發展需要。電企檔案管理人員往往身兼數職,加上綜合素質參差、工作變動頻繁,難以全身心投入檔案管理工作中,也嚴重影響到隊伍的穩定性。目前,各企業已按要求建立了檔案管理人員網絡,但大都難以按照檔案管理要求開展工作。很多單位配置檔案工作人員只有兼職的1~2人,顯然不能適應檔案管理的需要。
  1.3檔案記錄不完整欠準確,資料真實性與價值不足。由于電網建設參建單位較多、建設周期長,加上各單位檔案意識淡漠、管理手段落后、資金投入不夠,造成檔案保管設施不全,以致檔案資料遺失現象時有發生。同時檔案數據記錄不真實、不準確,經常出現錯漏,如工程變更沒有反映在圖紙上、簽字以圖章或打印代替現象等,這些為工程以后運營、維護與管理帶來不少麻煩。另外,檔案收集只注重紙質資料,忽視聲像資料的歸檔,造成聲像檔案不完備,其開發利用價值也難體現出來。
  1.4檔案編研開發力度小,缺乏實用有價值成果。檔案編研、開發是充分利用檔案信息資源并將其轉化為生產力的最有效方式,遺憾的是這方面的力度遠遠不夠。對許多檔案室而言,能夠做好檔案的收集、整理、歸檔和保管工作已屬不易,何況是編研開發呢,但無疑要提高檔案的利用價值和服務水平,編研、開發是必由之路。
  1.5檔案管理信息化程度低,資料更新慢工作效率低。雖然計算機與網絡已相當普及,但一般企業也僅是單機、條目式錄入,與信息化管理的要求差距較大,主要原因是[1]:信息化管理手段落后;檔案信息數據庫建設滯后;信息化管理無統一標準,管理混亂、不規范;信息化人才缺乏。由于這樣的現實,檔案信息化管理徒有其表,體現不出它的優勢。
  2.提高電網建設項目檔案管理水平的對策
  2.1健全檔案管理體系,明確職責加強領導。檔案管理應按照《檔案法》及《檔案法實施辦法》的原則和要求,強化檔案法制觀念,建立健全檔案管理體系。為此應做到:(1)力爭企業領導的重視和支持。只有領導重視檔案工作,并將檔案管理納入生產經營活動中,才能真正解決檔案管理中的實際問題,使檔案管理工作走上正軌。(2)完善檔案管理規章制度。檔案管理要走上規范化、標準化道路,必須有制度做保證,使檔案工作有章可循、有據可依。(3)明確檔案管理職責。檔案收集、整理、歸檔、保管都需要專人負責,只有明確了工作職責,才能保證檔案工作的質量。(4)檔案管理必須統一平臺、集中管理。從設計、施工到竣工驗收,所有相關單位都應該按照統一的要求建檔、歸檔,保證檔案管理歸一化、程序化。(5)將聲像檔案資料放在與紙質檔案資料同等重要的地位,重視聲像檔案資料收集、整理、開發和利用。
  2.2加強檔案業務

培訓,提高工作人員素質。檔案管理人員的業務素質直接影響到檔案工作的質量,針對檔案工作人員素質參差、基本功不扎實、專業人才缺乏的問題,應著眼于企業的長遠發展,按照檔案管理工作的需求,設立專門檔案室和配置專職人員。為了不斷提高檔案工作人員的綜合素質,必須加強業務培訓工作,可以采用“走出去,請進來”的方式進行培訓和教育。為了充分調動檔案工作人員學習熱情和工作積極性,應將檔案工作人員的業績與工資待遇、職稱評定等掛鉤。
  2.3統一領導分級管理,合同約束檔案質量。電網建設項目檔案管理過程是與項目建設同步進行的,并貫穿于項目建設的始終,按照“統一領導,分級管理;誰形成,誰負責”的原則落實項目法人、建設單位及勘察、設計、監理、施工、供應、運行等所有參建單位檔案管理職責,而要實現這一目標應在簽訂合同時就明確相關細節和責任,通過合同的法律約束力,達到將檔案管理納入法制軌道的目的,使各參建單位明確自己的職責,自覺地按照合同的規定做好檔案管理工作。但僅有合同約束還是不夠的,因為電網建設檔案數量龐大、內容繁雜,各單項工程完工時間有先后,為了保證檔案管理同步、準確和完整,必須建立相應的監督機制,由項目法人或委托建設管理單位與監理單位監督其他參建單位執行情況,檔案管理部門再對前者的檔案管理進行監督和指導。
  2.4創新觀念整合資源,編研開發創造價值。檔案管理要克服傳統觀念的束縛,在管理技術和方法上有所突破,就要在觀念上創新[2]。檔案編研不同于歸檔,而是根據“存真、提煉、適用”的原則開展的研究性工作,沒有創新意識、勇于探索的精神,不可能產生有價值的成果。同時,編研開發又要擅長利用不同的數據資料,整合各種資源,例如檔案管理信息化建設是發展趨勢,就要善于利用計算機技術和網絡資源,提高編研開發的效率和質量。
  2.5轉變傳統管理的模式,實現檔案管理信息化。傳統檔案管理模式是“你歸檔,我保管”、“你移交,我接收”、“你借閱,我檢索”,隨著工程項目檔案文件數量與日俱增,這樣一種管理模式使檔案管理人員應接不暇,即使花費較多人力、財力,效果也不理想,所以要轉變管理模式,F代科技為這種轉變提供了良好的物質基礎,檔案管理信息化就是最有效的辦法。實現檔案信息化管理可從以下幾方面著手:(1)加強基礎設施建設,如規劃網絡設備、建設數據庫存儲系統。(2)建立信息化標準規范。(3)通過多媒體手段實現檔案文件數字化。(4)通過引進、培養建立檔案管理信息化人才隊伍。
  3.結語
  電網建設項目檔案既是電網項目建設過程的記錄——對歷史負責,又是未來發展的奠基石——開發利用好檔案資料可以為新項目提供最有價值的參考坐標,所以加強檔案管理是非常重要而有意義的事情。提高檔案管理水平需要興利除弊、繼往開來,本文分析了電網建設項目檔案管理中存在的問題,探討并提出了相應的對策,希翼能對電力建設檔案管理能有所幫助。
  參考文獻
  [1]吳敏.淺談電網建設項目檔案管理信息化建設[j].科技風,2012(16):222.
  [2]林瓜量.淺析電網基本建設項目檔案管理創新[j].辦公室業務,2012(17):53-54.
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  •  作者:佚名 [標簽: 電網 檔案館 電網 項目處 電網 項目 ]
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